Primul pas este selectarea vehiculului. Introduceti numarul vehiculului in campul “Nr. Inmatriculare”. Daca dupa ce incepeti sa tastati (min. 4 caractere) acesta apare in lista de dedesubt, inseamna ca vehiculul este deja in baza de date si il puteti selecta prin click pe el. Daca vehiculul nu este in baza de date, dedesubt va apare “Niciun rezultat” si va trebui sa-I adaugati:

Vehicul nou

Pentru identificarea usoara si rapida a modelului de vehicul dati click in campul “Cautare model” si introduceti cateva date cum ar fi Producator, Model, Capacitate, Putere si aplicatia va restrange lista si le va arata doar pe cele care contin aceste date.

Ex. Daca introduceti “Passat 1986 103” aplicatia va afisa doar modelele “Passat” cu capacitatea “1986” si puterea “103”

Dupa afisarea listei restranse selectati vehiculul dorit prin click pe aceasta.

Dupa identificarea vehiculului selectati anul de fabricatie si introduceti numarul de indentificare in campul VIN. Acesta este necesar atat pentru identificare codurilor pieselor dupa VIN cat si pentru trecerea lui pe Comanda de reparatie si Devizul final (cerinta RAR).

Urmatorul pas este introducerea datelor clientului. Introduceti numele clientului in campul “Nume”. Daca dupa ce incepeti tastati (min. 4 caractere) acesta apare in lista de dedesubt, inseamna ca clientul este déjà in baza de date si il puteti selecta prin click pe el. Daca clientul nu este in baza de date dedesubt va apare “Niciun rezultat” si va trebui sa-I adaugati:

Client nou

Pentru client firma introduceti: Nume, CIF, Reg. Com., Telefon, Email, Adresa si pentru delegate CNP si Nume. Pentru client persoana fizica introduceti Nume, CNP, telefon, Email si Adresa (aplicatia va prelua CNP si Nume pentru delegat).

Daca doriti sa adaugati si alte informatii cum ar fi: Banca, Cont bancar, Interval scadenta, dati click pe butonul “Editeaza date client” din dreapta campului “Nume”.

Dupa ce ati terminat de introdus datele vehiculului si ale clientului dati click pe butonul “Salveaza”.

Urmatorul pas este adaugarea de piese pe oferta:

Adaugare piese pe oferta

Pentru aceasta aveti doua metode: Selectie din sablon sau Adaugare individuala.

Selectie din sablon

Din partea stanga-jos dati click pe butonul “Selectie” care va deschide fereastra “Sablon selectie piese”. Bifati piesele pe care doriti sa le adaugati la oferta – acestea vor aparea in partea dreapta sub “Piese selectate”.

Daca o piesa nu este pe sablon dati click in campul “Cauta denumire piesa”. Pe masura ce tastati, dedesubt va aparea o lista cu denumiri. Dati click pe cea care doriti sa o adaugati si apoi click pe butonul “Selecteaza”.

Dupa ce ati terminat selectia dati click pe butonul “Salveaza” si piesele vor fi adaugate la oferta.

Adaugare individuala

Din partea stanga-jos dati click pe butonul “Adauga” care va deschide fereastra “Piesa oferta – Adaugare”. Dati click in campul “Denumire Piesa” si incepeti sa tastati. Dedesubt va aparea o lista cu denumiri, dati click pe cea pe care doriti sa o adaugati.

Daca il cunoasteti déjà introduceti codul, apoi cantitatea, pretul si click pe butonul “Salvare”.

Daca aveti suficiente coduri de piese in aplicatie puteti bifa “Piese model” si programul va restrange lista de coduri doar la cele care au fost folosite déjà pe acelasi model de vehicul; selectati-l pe cel corespunzator dand click pe acesta.

Daca nu cunoasteti codul, aveti doua metode de identificare a acestuia:

Cautare cod piesa dupa VIN – din programul de piese originale

La piesa din oferta pe al carei cod  (original sau after-market) doriti sa-l identificati dati click pe butonul “VIN” din coloana “Cod OEM”. Se va deschide o fereastra a furnizorului Elit unde puteti cauta codul original al piesei dorite direct pe schitele producatorului. Dupa identificare si copiere lipiti codul in partea superioara in campul “Cod OEM” si dati click pe butonul “Salveaza”. In acest moment codul este memorat, fereastra se inchide si aplicatia revine inapoi la fereastra de Editare oferta.

Cautare cod piesa in programul furnizorilor

La piesa din oferta pe al carei cod doriti sa-l identificati dati click pe butonul “VIN” din coloana “Cod OEM”. Se va deschide o fereastra a furnizorului Elit unde navigati la Catalog –> Dupa masina si categoria din care face parte piesa cautata. Dupa identificare si copiere lipiti codul in partea superioara in campul “Cod” si dati click pe butonul “Salveaza”. In acest moment codul este memorat, fereastra se inchide si aplicatia revine inapoi la fereastra de Editare oferta.

Urmatorul pas este adaugarea manoperei:

Adaugare manopera pe oferta

In partea de jos dati click pe tab-ul “Manopera”. Dupa cum puteti vedea, pentru fiecare piesa introdusa aplicatia a adaugat implicit operatia de manopera. Daca doriti puteti sterge anumite operatii de manopera dand click pe ele si apoi click pe butonul “Sterge” din partea de jos.

De asemenea puteti adauga alte operatii de manopera dand click pe butonul “Adauga” din partea de jos. Aceasta va deschide fereastra “Operatie oferta – Adaugare”. Dati click in campul “Denumire Operatie” si incepeti sa tastati. Dedesubt va aparea o lista cu denumiri, dati click pe cea pe care doriti sa o adaugati, introduceti durata operatiei sau pretul si dati click pe butonul “Salveaza”.

Daca doriti sa editati una din operatii dati dublu-click pe aceasta si se va deschide fereastra de editare.

Urmatorul pas este Trimiterea ofertei prin SMS sau Email catre client. Pentru aceasta dati click pe butonul “SMS/EMAIL” din partea de mijloc. Aceasta va deschide fereastra “Notificare Client” unde puteti edita atat mesajul email-ului cat si al sms-ului si unde veti putea bifa prin care din metode doriti sa notificati clientul.

La click pe butonul “Accepta” aplicatia va trimite SMS-ul si/sau Email-ul catre client iar oferta se va inchide trecand in status-ul “Trimisa la client”.

Editare oferta

Daca doriti sa editati continutul ofertei dati click in campul “Stare” si treceti oferta in status-ul “Noua”. Modificati ce doriti si apoi o puteti retrimite sau puteti trece oferta inapoi in status-ul “Trimisa la client”.

Programare lucrare

Daca ati primit acceptul clientului si doriti sa programati lucrarea, dati click pe butonul Programare lucrare numit “Lucrare”. Aceasta va deschide fereastra “Programare Lucrare” de unde puteti vizualiza “Calendar programari” si de unde puteti alege Data, Ora si Mecanicul pentru lucrarea respectiva.

Printare Deviz estimativ

Dupa finalizarea ofertei, din partea dreapta puteti printa Devizul estimativ dand click pe butonul “Tipareste”.

Aici puteti gasi atat ofertele create de dvs cat si ofertele generate automat pentru Revizii / Lucrari programate.

In partea stanga-sus aveti campul “Filtreaza dupa…” unde puteti introduce anumite cuvinte cheie care va vor restrange lista de oferte dupa criteriile alese de dvs.

Editare oferta

Daca doriti sa vizualizati/editati o anumita oferta, dati dublu-click pe aceasta pentru a o deschide.

Stergere oferta

Daca doriti sa o stergeti, dati click pe aceasta si apoi click pe butonul “Sterge” din partea stanga-jos.

Printare deviz estimativ

Daca doriti printarea devizului estimativ pentru o oferta dati click pe aceasta pentru a o selecta si apoi click pe butonul “Tipareste” din partea stanga-jos.

Factura de piese

In partea stanga-sus, din campul “Tip factura” selectati “Factura piese”.

Introduceti numele clientului in campul “Nume”. Daca dupa ce incepeti tastati (min. 4 caractere) acesta apare in lista de dedesubt, inseamna ca clientul este déjà in baza de date si il puteti selecta prin click pe el. Daca clientul nu este in baza de date dedesubt va apare “Niciun rezultat” si va trebui sa-I adaugati:

Client nou

Pentru client firma introduceti: Nume, CIF, Reg. Com., Telefon, Email, Adresa si pentru delegate CNP si Nume. Pentru client persoana fizica introduceti Nume, CNP, telefon, Email si Adresa (aplicatia va prelua CNP si Nume pentru delegat).

Daca doriti sa adaugati si alte informatii cum ar fi: Banca, Cont bancar, Interval scadenta, dati click pe butonul “Editeaza date client” din dreapta campului “Nume”.

Dupa introducerea datelor clientului se da click pe butonul “Salveaza”. Apoi se da click pe butonul din stanga-jos “Adauga” pentru a introduce piesele de pe factura.

Dupa finalizare, daca se incaseaza cash se introduce suma respectiva in campul “Chitanta in valoare de”, se da click pe butonul “Inchide” iar apoi se tipareste factura dand click pe butonul “Tipareste”.

Factura de avans

In partea stanga-sus, din campul “Tip factura” selectati “Factura avans”.

Din campul “Lucrare” selectati lucrarea pentru care doriti sa generati o factura de avans.

In campul “Pret unitar” introduceti suma avansului pe care doriti sa-l facturati, iar in campul “Detalii” completati cu alte informatii necesare. La finalizare dati click pe butonul “Salveaza” iar apoi se tipareste factura dand click pe butonul “Tipareste”.

Aici puteti gasi atat facturile de piese, facturile de avans cat si facturile generate automat la inchiderea lucrarilor.

In partea stanga-sus aveti campul “Filtreaza dupa…” unde puteti introduce anumite cuvinte cheie care va vor restrange lista de facturi dupa criteriile alese de dvs.

Editare factura

ATENTIE! Daca ati gresit ceva intr-o factura de avans sau de piese si doriti sa modificati NU stergeti factura, urmati pasii de mai jos pentru corectare altfel va trebui sa o refaceti:

Pentru a edita o factura de piese sau de avans dati dublu-click pe aceasta, de la Stare selectati status-ul “In lucru” si dati click pe butonul “Salvare”.

Dupa operarea modificarilor schimbati status-ul inapoi in “Inchisa” sau “Incasata” si dati click pe butonul “Salvare”

In cazul in care doriti editarea unei facturi generate dint-o lucrare, accesati meniul LUCRARI -> ISTORIC LUCRARI, identificati lucrarea si editati-o pe aceasta conform indicatiilor din meniul Lucrari.

In toate cele 3 cazuri, dupa modificare puteti re-printa factura dand click pe butonul “Printeaza” din dreapta-sus.

Nu este nevoie sa stergeti factura cand doriti sa modificati date din ea, dupa operare factura va avea acelasi numar si aceeasi data dar va contine modificarile effectuate.

Stergere factura

Daca doriti sa stergeti o factura dati click pe aceasta pentru a o selecta si apoi dati click pe butonul “Sterge” din partea stanga-jos.

Printare factura

Daca doriti printarea unei facturi din istoricul facturilor dati click pe aceasta pentru a o selecta si apoi click pe butonul “Tipareste” din partea stanga-jos.

Introduceti numele furnizorului in campul “Furnizor”. Daca dupa ce incepeti tastati (min. 4 caractere) acesta apare in lista de dedesubt, inseamna ca furnizorul este déjà in baza de date si il puteti selecta prin click pe el. Daca furnizorul nu este in baza de date dedesubt va apare “Niciun rezultat” si va trebui sa-I adaugati:

Furnizor nou
Pentru crearea unui furnizor nou introduceti: Nume, CIF, Telefon, Email, Adresa, pentru delegat CNP si Nume, Data NIR, Nr. Factura si Data Factura (daca difera de data NIR).
Daca doriti sa adaugati si alte informatii cum ar fi: Banca, Cont bancar, Interval scadenta, Cod Contabil, dati click pe butonul “Editeaza date client” din dreapta campului “Nume”.
Dupa ce ati terminat de introdus datele furnizorului dati click pe butonul “Salveaza”.
Urmatorul pas este adaugarea de piese pe NIR. Dati click pe butonul “Adauga” din stanga jos care deschide fereastra Piesa NIR – Adaugare. Introduceti denumirea, codul, cantitatea, prêtul si apoi dati click pe butonul “Salveaza”.
Dupa adaugarea tuturor pieselor de pe factura dati click pe butonul “Inchide” sau “Tipareste” si in acest mod piesele din NIR sunt incarcate in stoc.

Stocul de piese
Pentru a vizualiza stocul de piese accesati meniul CATALOG -> PIESE
Valoarea Totala a stocului de piese o puteti vedea in coltul din dreapta sus iar stocul fiecarei piese cat si valoare lui o puteti vizualiza in partea de sus a ecranului.
De asemenea, stocul unei piese il vedeti si in momentul cand adaugati o piesa pe o oferta sau pe o lucrare. Cand sunteti in fereastra de adaugare piesa, in momentul cand vreti sa selectati Codul piesei programul va va arata in dreptul codului numarul de bucati pe stoc (ex. Stoc:3) sau dupa selectarea codului veti vedea aceasta informatie in casuta din dreapta Codului numita “Stoc”.

In partea stanga-sus aveti campul “Filtreaza dupa…” unde puteti introduce anumite cuvinte cheie care va vor restrange lista de NIR-uri dupa criteriile alese de dvs.

Editare NIR
Daca doriti sa vizualizati/editati un anumit NIR, dati dublu-click pe acesta pentru a-l deschide.
Pentru a edita anumite date din NIR dati click in campul “Stare” si treceti NIR-ul in status-ul “In lucru”. Modificati ce doriti si apoi il puteti inchide sau il puteti trece inapoi in status-ul “Inchis”.
De mentionat ca in momentul in care NIR-ul este trecut in status-ul “In lucru” piesele sunt scoase din gestiune, iar cand se schimba in “Inchis” acestea sunt incarcate in gestiune.

Stergere NIR
Daca doriti sa stergeti un NIR, acesta trebuie mai intai trecut in status-ul “In lucru”, moment in care piesele din el sunt scoase din gestiune. Cand NIR-ul este in status-ul “Inchis” acesta nu poate fi sters. Dupa schimbarea status-ului se da click pe NIR-ul pe care doriti sa-l stergeti si apoi se da click pe butonul “Sterge” din coltul stanga jos.

Printare NIR
Daca doriti printarea NIR-ului dati click pe aceasta pentru a-l selecta si apoi click pe butonul “Tipareste” din partea stanga-jos.

Pentru a obtine facturile in format electronic se procedeaza dupa cum urmeaza:

Elit
De pe platforma online a furnizorului se selecteaza “Contul meu” si apoi “Facturi”. Se da click pe factura dorita din coloana “Nr. Factura” iar apoi din coltul dreapta jos se selecteaza “Export XML” si se salveaza factura in directorul dorit.
Factura care se va importa are extensia .xml

Autonet
De pe platforma online a furnizorului se selecteaza “Administrare” si apoi “Comenzi efectuate”. Se bifeaza “Facturi, avize”, se selecteaza intervalul dorit (max. 1 saptamana) si se da click pe butonul “Cauta”. Se da click pe factura dorita din coloana “Nr. Factura” si se salveaza factura in directorul dorit.
Factura care se va importa are extensia .pdf

Autototal
De pe platforma online a furnizorului se selecteaza “Comenzi”. Se selecteaza intervalul dorit si se da click pe butonul “Aplica”. Se da click pe factura dorita din coloana “Nr. Comanda / Factura” si se salveaza factura in directorul dorit.
Factura care se va importa are extensia .pdf

Bardi
De pe platforma online a furnizorului, din meniul din stanga se selecteaza “Facturi”. Se introduce parola solicitata si se da click pe butonul “Autentificare”. Din partea stanga se da click pe factura care se doreste a fi exportata, iar din partea dreapta sus (unde se afiseaza continutul facturii) se da click pe “Exporta” si “Exporta antet” iar apoi pe “Exporta continut”. Se salveaza cele 2 fisiere in directorul dorit.
Factura care se va importa are extensia .csv

Intercars
De pe platforma online a furnizorului se selecteaza “Contul meu” si apoi “Facturi”. Se da click pe factura dorita din coloana “Numar Factura”, se da click pe iconul “Export (txt)” si se salveaza factura in directorul dorit.
Factura care se va importa are extensia .csv

Augsburg
De pe platforma online a furnizorului se selecteaza “Contul meu” si apoi “Printare facturi”. Se da click pe factura dorita din coloana “Numar Factura” si se salveaza factura in directorul dorit.
Factura care se va importa are extensia .pdf

Materom
Factura care se va importa are extensia .pdf

Se va deschide fereastra “Configurare Cont Utilizator”. Dati click pe butonul “Schimba Parola”, introduceti parola veche, parola noua, reconfirmati parola noua si apoi dati click pe butonul “Salveaza”.

In acest meniu aveti in partea de sus setarile de baza si avansate iar in partea de jos date legate de furnizorii de piese si setari legate de revizii.

Setari de baza

In acest tab puteti configura urmatoarele date:

• Date legate de societate – Nume companie, Telefon, Email, Adresa, Reg. Com., A.F./CUI, Banca, Cont bancar, Capital social
• CNP Casier – acesta va aparea pe fiecare chitanta generate
• Serie si numar factura/chitanta – se seteaza de la ce numar sa inceapa facturile respectiv chitantele
• TVA – configurati valoarea TVA cu care dvs lucrati
• Punct de lucru / Website – aceste informatii apar pe facturile emise
• Mecanic Sef – acesta va aparea pe Devizele lucrarilor
• Gestionar – acesta va aparea pe NIR-uri si bonurile de consum
• Cod obligatoriu piesa – daca bifati aceasta optiune programul nu va va lasa sa inchideti lucrarile care nu au specificat cod pentru fiecare piesa
• Interval scadenta – se seteaza intervalul de scadenta al facturilor
• Selecteaza logo – se incarca poza cu sigla firmei care va aparea pe facturi si devize
• Mecanic 1…5 – se identifica numele mecanicilor/rampelor pentru a putea programa lucrarile pe mai multe rampe/mecanici
• Interval revizii – se seteaza cu cate zile inainte sa se genereze ofertele / sa se trimita SMS de notificare
• Pret Orar Manopera – se seteaza pretul de manopera/ora

Setari avansate

In acest tab se poate configura textul care apare implicit pe orice Factura si textul care apare implicit pe orice Deviz.

De la meniul “Tip casa” se alege casa de marcat pe care o folositi – aceasta presupune stabilirea prin contract a efectuarii integrarii casei dvs de marcat in aplicatie.

De la campul “Email contabilitate” se configureaza adresa de email la care se vor trimite rapoartele contabile generate din aplicatie.

Furnizori de piese

In acest camp adaugati furnizorii de piese auto cu care lucrati. Este necesar acest lucru pentru a putea cauta codurile de piese pe site-ul furnizorului si de asemenea pentru a putea cauta si adauga in cos (a achizitiona) piesele pentru lucrari.

Pentru a adauga un furnizor de piese se da click pe butonul “Adauga” pentru a deschide fereastra “Date furnizor – Adaugare”. Aici selectati furnizorul de piese din primul camp si introduceti celelalte date: Telefon Agent, Email Agent (este necesar pentru a trimite cereri de oferta direct din aplicatie), Website, Nume utilizator si Parola (cu care va logati dvs pe portalul furnizorului respectiv).

Cand ati finalizat dati click pe butonul “Salveaza” si furnizorul va fi adaugat.

Procedati la fel pentru a adauga si ceilalti furnizori cu care lucrati.

Setari revizii

In acest tab puteti configura ca anumite revizii sa faca implicit anumite actiuni. De ex. poate doriti ca la Inspectie tehnica periodica aplicatia sa trimita automat SMS clientului, sau poate doriti ca la Inlocuire ulei si filtre doar sa genereze oferta.

Pentru aceasta dati click pe “Adauga” pentru a deschide fereastra “Configurare revizie – Adaugare”. Din primul camp selectati revizia pe care doriti sa o modificati si din ultimul camp selectati actiunea care vreti sa fie implicita pentru aceasta revizie, apoi dati click pe butonul “Salveaza”.

 Procedati la fel pentru a adauga actiuni implicite si pentru celelalte revizii.

In acest meniu puteti trimite SMS:

• La toti clientii prin activarea bifei cu acest nume
• Unui client prin introducerea Nr. De inmatriculare
• Unei grupe de clienti – se selecteaza Producatorul, Modelul, Capacitatea, Puterea si aplicatia va trimite mesaj tuturor clientilor a caror vehicule intrunesc criteriile din filtre.

Introduceti textul dorit in campul “Mesaj client” si apoi dati click pe butonul “Trimite”.